در هر مجموعه اقتصادی—چه یک فروشگاه کوچک خرده‌فروشی باشه و چه یک شرکت بزرگ بازرگانی یا تولیدی—اطلاع دقیق و لحظه‌ای از وضعیت انبار، شریان حیاتی مدیریت مالی به حساب میاد. اگر شما ندونید چه کالایی توی انبار در حال اتمام هست، کدوم محصول خواب سرمایه ایجاد کرده یا ارزش ریالی کل اجناس موجودتون چقدره، عملاً مدیریت مجموعه رو بر اساس حدس و گمان پیش می‌برید!
به همین دلیل، تسلط کامل بر گزارش موجودی کالا در نرم افزار پرنس یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی هست که هر حسابدار و انبارداری باید بهش مسلط باشه. توی این مقاله جامع، قراره سیر تا پیاز نحوه انبارگیری، گزارش‌گیری تعدادی و ریالی، گرفتن خروجی اکسل، بررسی کاردکس و البته حل چالش‌های روزمره مثل علت مغایرت موجودی کالا در نرم افزار پرنس و اصلاح موجودی منفی کالا در نرم افزار پرنس رو کاملاً محاوره‌ای، گام‌به‌گام و تصویری با هم بررسی کنیم. پس تا پایان این آموزش همراه پژواک آموز باشید!
۱. چرا گزارش موجودی کالا در نرم افزار پرنس اهمیت دارد؟
پیش از اینکه وارد مراحل تصویری بشیم، بیایید ببینیم چرا گزارش‌گیری از انبار انقدر اهمیت داره. انبار، بخش عمده‌ای از دارایی‌های جاری یک کسب‌وکار را تشکیل می‌دهد. بدون انبارگیری و کنترل دقیق:
- خواب سرمایه و خسارت مالی: خریدهای اضافی برای کالاهایی که موجودی کافی دارند انجام می‌شود و سرمایه در گردش مجموعه قفل می‌گردد.
- اتمام موجودی کالا (Stockout): کالاهای پرفروش بدون اطلاع قبلی تمام شده و مشتریان خود را از دست می‌دهید.
- مغایرت‌های انبارداری: سرقت، فاسد شدن کالا یا عدم ثبت فاکتورها پنهان می‌ماند.
نرم‌افزار حسابداری پرنس (محصول گروه نرم‌افزاری پژواک) امکانات گسترده‌ای برای کنترل این موارد در اختیارتون قرار می‌ده که در ادامه به آموزش آن‌ها می‌پردازیم.
۲. آموزش تصویری گزارش موجودی کالا نرم افزار پرنس (گام به گام)
برای اینکه ببینیم چگونه در نرم افزار پرنس موجودی انبار بگیریم؟، مراحل زیر را مطابق با تصاویر محیط برنامه طی کنید:
گام اول: ورود به بخش کالا
پس از اجرای نرم‌افزار پرنس، از منوی آیکونی سمت راست صفحه اصلی، روی گزینه کالا کلیک کنید.
گام دوم: انتخاب تب گزارشات و باز کردن فرم گزارش موجودی
با ورود به بخش کالا:
- از زبانه (تب) بالای صفحه، بخش گزارشات را انتخاب کنید (کادر شماره ۱).
- از میان آیکون‌های نمایش داده‌شده، روی گزارش موجودی کالا کلیک کنید (کادر شماره ۲).
۳. نحوه مشاهده موجودی ریالی و تعدادی کالا در پرنس
با باز شدن فرم گزارش موجودی کالا در نرم افزار پرنس، فیلترها و گزینه‌های متنوعی جلوی شما قرار می‌گیره تا دقیقا همون گزارشی که مدیریت نیاز داره رو استخراج کنید:
- گزارش تعدادی: این گزارش به شما نشان می‌دهد که از هر قلم کالا، دقیقا چه تعداد فیزیکی در انبار موجود است. این فرمول پایه برای انبارگردانی‌ها و شمارش فیزیکی انبار است.
- گزارش ریالی (ارزش کل انبار): در این حالت، سیستم تعداد موجودی هر کالا را در قیمت خرید، قیمت تمام‌شده یا میانگین قیمت ضرب کرده و به شما می‌گوید که چقدر سرمایه به ریال در انبار خوابیده است.
- تفکیک بر اساس انبار: اگر مجموعه شما دارای چند انبار مجزا (مثل انبار مرکزی، انبار فروشگاه، انبار ضایعات و…) است، می‌توانید گزارش را محدود به یک انبار مشخص کنید.
- تفکیک بر اساس گروه کالا: اگر قصد دارید فقط موجودی یک دسته‌بندی خاص (مثلاً شوینده‌ها یا قطعات یدکی) را بررسی کنید، می‌توانید فیلتر گروه کالا را فعال کنید.
۴. نحوه خروجی اکسل گرفتن از موجودی کالا در پرنس
گاهی اوقات لازمه گزارش موجودی کالا رو برای مدیریت ارسال کنید، توی جلسه ارائه بدید یا روی اون محاسبات پیچیده‌تری انجام بدید. خوشبختانه نحوه خروجی اکسل گرفتن از موجودی کالا در پرنس بسیار ساده است:
- فیلترهای مدنظرتون رو در فرم گزارش موجودی کالا اعمال کنید.
- دکمه نمایش / انبارگیری رو بزنید تا لیست کالاها روی صفحه ظاهر بشه.
- از نوار ابزار بالای فرم، روی آیکون خروجی به اکسل (Export to Excel) کلیک کنید.
- مسیر ذخیره‌سازی فایل روی کامپیوتر را انتخاب کنید تا تمام داده‌ها به صورت جدول‌بندی شده وارد اکسل شوند.
۵. بررسی سایر گزارش‌های حیاتی انبار در نرم‌افزار پرنس
علاوه بر گزارش عمومی موجودی، نرم‌افزار پرنس ابزارهای پیشرفته‌تری هم در زبانه گزارشات بخش کالا در اختیارتون می‌ذاره (مطابق عکس گزارش موجودی کالا.webp):
الف) گزارش کاردکس کالا
کاردکس کالا شناسنامه و تاریخچه کامل هر محصوله! اگر می‌خواهید بدانید یک کالای خاص در چه تاریخ‌هایی، با چه شماره فاکتوری، به چه تعدادی و توسط چه کاربری ورود و خروج داشته، باید از گزارش کاردکس کالا استفاده کنید.
ب) گزارش نقطه سفارش کالا
یکی از راه‌های جلوگیری از اتمام موجودی، تنظیم «نقطه سفارش» است. با استفاده از گزارش نقطه سفارش کالا، نرم‌افزار لیستی از کالاهایی که موجودی آن‌ها به حداقلِ آستانه خطرساز رسیده را به شما متمایز نشان می‌دهد تا بلافاصله نسبت به خرید مجدد اقدام کنید.
ج) گزارش موجودی کالا بر اساس خصوصیت و وضعیت سریال‌ها
برای فروشگاه‌هایی که کالاهای دارای شماره سریال (مثل موبایل، قطعات کامپیوتر و لوازم خانگی) یا دارای خصوصیات عددی و رنگ/سایز می‌فروشند، گزینه‌هایی مانند گزارش وضعیت سریال‌ها و گزارش موجودی دو بعدی کالا در دسترس است تا دقت کنترل انبار به حداکثر برسد.
۶. عیب‌یابی و رفع مشکل: علت مغایرت موجودی و اصلاح موجودی منفی
یکی از بیشترین سوالاتی که کاربران آکادمی پژواک آموز مطرح می‌کنند، چالش‌های مربوط به مغایرت موجودی انبار است. در ادامه راهنمای تنظیمات گزارش موجودی کالا در نرم افزار حسابداری پرنس برای حل این مشکلات را ارائه می‌دهیم:
۱. علت مغایرت موجودی کالا در نرم افزار پرنس چیست؟
اگر موجودی داخل سیستم با موجودی واقعی انبار فرق داره، معمولاً دلایل زیر پشتش هست:
- ثبت نشدن فاکتورها: ثبت نشدن فاکتور خرید، فاکتور فروش، یا فاکتورهای ضایعات و مصرف داخلی.
- عدم ثبت مرجوعی‌ها: ثبت نکردن فاکتورهای «برگشت از خرید» یا «برگشت از فروش».
- اشتباه در ثبت واحد کالا: ثبت کالا بر اساس کارتن به جای عدد یا بالعکس.
- جابجایی بین انبارها: انتقال کالا بین دو انبار بدون ثبت فرم «حواله بین انبارها».
راه حل: برای پیدا کردن منشأ مغایرت، کافیست فرم گزارش کاردکس کالا را باز کنید و ریز گردش کالا را با اسناد فیزیکی تطبیق دهید.
۲. نحوه اصلاح موجودی منفی کالا در نرم افزار پرنس
اگر در گزارش موجودی با عدد منفی (مثلاً ۵- عدد) روبرو شدید، به این معنی است که سیستم اجازه داده کالایی را بدون اینکه خرید آن ثبت شده باشد، بفروشید!
راه حل اصلاح:
- تاریخ فاکتور خرید و فاکتور فروش آن کالا را در کاردکس بررسی کنید.
- معمولاً فاکتور خرید با تاخیر یا با تاریخی بعد از فاکتور فروش ثبت شده است.
- با ویرایش تاریخ فاکتور خرید و قرار دادن آن پیش از تاریخ فروش، تسلسل زمانی اصلاح شده و موجودی منفی از بین می‌رود.
۷. جدول خلاصه کارکرد گزارش‌های بخش کالا در نرم‌افزار پرنس
| عنوان گزارش | مسیر در نرم‌افزار | کاربرد اصلی برای حسابدار/مدیر |
| گزارش موجودی کالا | کالا گزارشات گزارش موجودی | مشاهده مانده تعدادی و ارزش ریالی کل انبار |
| گزارش کاردکس کالا | کالا گزارشات گزارش کاردکس | مشاهده تاریخچه کامل ورود و خروج یک کالا |
| گزارش نقطه سفارش | کالا گزارشات گزارش نقطه سفارش | شناسایی کالاهای در حال اتمام جهت خرید به موقع |
| خروجی اکسل موجودی | درون فرم گزارش دکمه خروجی اکسل | انتقال داده‌ها به اکسل جهت انبارگردانی و گزارش‌دهی |
| گزارش وضعیت سریال‌ها | کالا گزارشات گزارش سریال‌ها | کنترل کالا دستگاهی و سریالی |
۸. جمع‌بندی و توصیه آکادمی پژواک آموز
انبارگردانی منظم و کنترل دقیق موجودی، ضامن سلامت مالی هر کسب‌وکاریه. پیشنهادی که ما در پژواک آموز همیشه به حسابداران عزیز داریم اینه که حداقل به صورت ماهانه گزارش موجودی کالا در نرم افزار پرنس رو استخراج کنید و با موجودی فیزیکی تطبیق بدید تا جلوی مغایرت‌های بزرگ در پایان سال مالی گرفته بشه.
اگر قصد داری به صورت تخصصی ویدیوهای آموزشی رو ببینی، می‌تونی اقدام به دانلود ویدیو آموزش گزارش موجودی پرنس از سایت پژواک آموز کنی یا عبارت آموزش رایگان گزارش موجودی کالا در پرنس پژواک آموز رو در گوگل سرچ کنی.
